Cómo gestionar la nómina en el sector salud: caso de éxito en México

Gestionar la nómina de una organización del sector salud con presencia en diferentes estados de México requiere mucho más que procesar pagos quincenales. La existencia de varios registros patronales, distintos centros de trabajo, obligaciones ante organismos como el IMSS y un volumen importante de información exige procesos precisos, controles definidos y capacidad para detectar inconsistencias antes de que generen problemas administrativos o financieros.

Un caso de éxito en Payrolling desarrollado por Evolucione ilustra la manera en que una táctica bien planificada logra ordenar una estructura compleja y transformarla en tan solo ocho días. Dicho encargo estuvo destinado a un conglomerado médico especializado con alcance tanto nacional como extranjero, el cual requería trasladar su administración salarial sin alterar las fechas previstas de depósito ni interrumpir sus labores cotidianas.

El desafío de administrar una nómina con presencia en cinco estados

Antes de la implementación, el grupo médico gestionaba internamente su nómina mediante un sistema contable. La operación involucraba 74 colaboradores distribuidos entre cinco registros patronales ubicados en Ciudad de México, Jalisco, Guanajuato, Nuevo León y Baja California.

A esta estructura se sumaban procesos manuales, una carga administrativa considerable y costos operativos crecientes. El cumplimiento de los pagos quincenales también representaba un punto crítico, ya que cualquier error en los cálculos podía afectar tanto a la organización como a sus colaboradores.

El propósito consistía en migrar toda la gestión a un modelo de Payrolling y lograr que la primera quincena de la nueva etapa saliera adelante con total normalidad. Todo el proceso debía llevarse a cabo respetando las fechas habituales de abono y en un margen de ocho días.

Un sistema estructurado para culminar con éxito la migración

El tiempo disponible exigía una planificación detallada. El proyecto comenzó con una reunión entre el Director General, el Contralor y el Gerente de Nóminas, en la que se establecieron responsabilidades y prioridades.

Más adelante, se planificó una agenda de trabajo que estableció los plazos para el suministro de datos, la configuración del software, el análisis de las operaciones, el visto bueno de la prenómina y la emisión de los distintos informes.

Entre las acciones fundamentales destacó la depuración y el traslado de los datos pertenecientes a los 74 colaboradores. Con el propósito de optimizar su gestión y control posterior, dichos registros se estructuraron conforme a cada centro operativo y registro patronal.

Tecnología y controles para revisar cada etapa

El despliegue abarcó la configuración de FORTIA, un sistema enfocado en la administración de Recursos Humanos y la gestión de salarios. Dicha solución sirvió para unificar datos, agilizar cálculos y optimizar el seguimiento de las actividades.

El proceso también incluyó cinco listas de raya, correspondientes a los distintos bancos utilizados para la dispersión de pagos, así como la generación y validación de los archivos necesarios para efectuar las transferencias.

Con anterioridad a cada liquidación de pagos, se remitía la prenómina con el propósito de revisarla y validarla. Posteriormente, se comprobaban las anomalías, se efectuaban las operaciones matemáticas pertinentes y se contrastaban los datos. Dicha secuencia de controles resultó clave para garantizar que la flamante operativa operara de manera óptima desde su ciclo inicial.

Se han hallado incongruencias notables durante la revisión preliminar

Uno de los hallazgos más importantes surgió durante la primera semana de trabajo. La revisión de la información permitió identificar desviaciones relacionadas con el fondo de ahorro y el IMSS que provenían de omisiones en el proceso anterior.

Gracias a la detección temprana se pudieron comunicar los hallazgos y efectuar los ajustes requeridos antes de que tales discrepancias derivaran en un problema mayor. Dicho aspecto pone de relieve lo crucial que resulta que la administración de nóminas integre supervisiones y auditorías, en lugar de reducirse al cálculo automatizado de los montos.

Aparte de efectuar el cálculo y pago de la nómina, el proceso abarcó la emisión y el timbrado de los CFDI, sumado a su entrega automatizada a los trabajadores. Mediante Kiosco FORTIA, los equipos de trabajo tuvieron asimismo la posibilidad de revisar sus recibos de manera directa.

Qué resultados obtuvo el grupo médico

Gracias al despliegue, fue posible finalizar la transferencia del procedimiento en el tiempo previsto y obtener un cómputo salarial verificado. Igualmente, se unificaron varios procesos por medio de recursos tecnológicos y se fijaron productos concretos para cada etapa.

Entre los documentos generados de forma quincenal se incluyeron reportes de nómina, listas de raya por sede y banco, archivos de pago y carpetas con CFDI timbrados. A nivel mensual se contemplaron reportes acumulados y procesos relacionados con ISN, FONACOT y SUA.

Asimismo, el proceso abarcó la formación a distancia destinada al departamento de Recursos Humanos, una guía práctica de utilización y recursos orientados al manejo de cuentas. Así pues, el despliegue abarcó tanto la vertiente técnica como el sostenimiento de las labores cotidianas de la organización.

El payrolling como asistencia en la gestión de nóminas complejas

El caso muestra que la gestión de nómina en el sector salud requiere coordinación, revisión de información y controles que acompañen cada etapa del proceso. Para organizaciones con diferentes sedes y registros patronales, una estructura de Payrolling puede centralizar tareas, ordenar procedimientos y facilitar el seguimiento de las obligaciones relacionadas con la nómina.

El ejemplo del grupo médico evidencia que la administración de salarios es capaz de optimizarse hasta en periodos breves si se cuenta con un método definido, recursos idóneos y control en cada fase. Asimismo, la localización de fallas en el transcurso de la migración confirma la importancia de examinar los procedimientos bajo una perspectiva global y no limitarse a migrar datos de un sistema a otro.

Con experiencia en servicios de Payrolling en México, Evolucione desarrolla procesos que abarcan el cálculo de nómina, timbrado y emisión de CFDI, así como diferentes controles y entregables para dar seguimiento a la operación. Su trayectoria en este tipo de soluciones refleja la importancia de contar con una gestión estructurada cuando las necesidades administrativas de una organización requieren mayor precisión, continuidad y control.